Udostępnianie dokumentacji medycznej

Zasady udostępniania dokumentacji medycznej

Szpital Wojewódzki w Łomży udostępnia dokumentację medyczną pacjentowi na poniższych zasadach.

 Osoby i podmioty upoważnione do  dokumentacji medycznej pacjenta :

  1. pacjent,
  2. rodzice dziecka  do chwili ukończenia przez dziecko 18 lat
  3. przedstawiciel ustawowy pacjenta,
  4. osoba upoważniona przez pacjenta,
  5. po śmierci pacjenta osoba upoważniona przez pacjenta za życia,
  6. podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych ,jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych,
  7. organy władzy publicznej ,Narodowy Fundusz Zdrowia, organy samorządu zawodów medycznych oraz konsultanci krajowi i wojewódzcy, w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań , w szczególności nadzoru i kontroli,
  8. wojewodowie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli na zlecenie ministra właściwego do spraw zdrowia,
  9. minister właściwy do spraw zdrowia, sądy , w tym sądy dyscyplinarne, prokuratorzy, lekarze sądowi i rzecznicy odpowiedzialności zawodowej, w związku z prowadzonym postępowaniem,
  10. upoważnione na mocy odrębnych ustaw organy i instytucje , jeżeli badanie zostało przeprowadzone na ich wniosek,
  11. organy rentowe oraz zespoły do spraw orzekania o niepełnosprawności, w związku z przeprowadzonym przez nie postępowaniem,
  12. podmioty prowadzące rejestr usług medycznych, w zakresie niezbędnym do prowadzenia rejestrów,
  13. zakłady ubezpieczeń , za zgodą pacjenta,
  14. komisje lekarskie podległe ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, wojskowe komisje lekarskie oraz komisje lekarskie Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencji Wywiadu, podległe Szefowi właściwej Agencji,
  15. lekarze , pielęgniarki lub położne w związku z prowadzeniem procedury  oceniającej podmiot udzielający świadczeń  zdrowotnych na podstawie przepisów o akredytacji w ochronie zdrowia, w zakresie niezbędnym do jej przeprowadzenia,
  16.  wojewódzkie komisje do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych , o której mowa w art. 76e ust. 1 w zakresie prowadzonego postępowania,
  17.  spadkobiercy w zakresie prowadzonego postępowania przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych o której mowa  w art 67e ust 1 Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U.2012.159 j.t.),
  18. osoby wykonujące czynności kontrolne na podstawie art 39 ust 1 ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 roku o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. 2015.636 j.t.), w zakresie niezbędnym do ich przeprowadzenia,
  19.  szkoły wyższej lub instytuty badawcze do wykorzystania w celach naukowych, bez ujawniania nazwiska i innych danych umożliwiających identyfikacje osoby, której dokumentacja dotyczy.

 

Formy udostępniania dokumentacji medycznej

 

  1. do wglądu, w tym także do baz danych w zakresie ochrony zdrowia, w siedzibie szpitala , w obecności pracownika udostępniającego- w przypadku udostępniania osobie spoza personelu szpitala
  2. poprzez sporządzenie jej wyciągów, odpisów lub kopii
  3. poprzez wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeżeli uprawniony organ lub podmiot żąda udostępnienia oryginałów  tej dokumentacji.

Za udostępnienie dokumentacji medycznej poprzez sporządzenie jej wyciągów, odpisów lub kopii, Szpital  pobiera opłatę.

Za pobierane opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej wystawiany jest rachunek fiskalny.

 Wysokość opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej osobom uprawnionym

Obowiązujące od 11.05.2017r. zgodnie z art. 28 ust.1,3-4 Ustawy z dnia 23 marca 2017 r. o zmianie ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz niektórych innych ustaw

Cena brutto (z podatkiem VAT)

1 strona kopii lub wydruku dokumentacji medycznej 0,30 zł

1 strona wyciągu lub odpisu dokumentacji medycznej 8,70 zł

udostępnienie dokumentacji medycznej na informatycznym nośniku danych 1,75 zł

Koperta 0,25 zł

Koszt przesłania listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub zwrotu 7,80 zł

 

Nie pobiera się opłat w sytuacji:

  1. udostępnienia dokumentacji medycznej  w związku z postępowaniem przed Wojewódzką Komisją do Spraw Orzekania o Zdarzeniach Medycznych
  2. za sporządzenie i przekazanie dokumentacji medycznej dotyczącej diagnostyki onkologicznej lub leczenia onkologicznego dla pacjentów posiadających kartę diagnostyki i leczenia onkologicznego lub kopie tej dokumentacji
  3. za udostępnienie dokumentacji medycznej dla ZUS, KRUS, sądów i prokuratury w przypadku udostępniania oryginałów dokumentacji oraz w przypadku udostępniania dokumentacji w sprawach do orzekania o niepełnosprawności

 

Etapy udostępniania dokumentacji medycznej:

  1. Pacjent , osoba upoważniona , przedstawiciel ustawowy pacjenta składa do  Sekcji Rejestracji i Dokumentacji Chorych wniosek „Wniosek o  wydanie dokumentacji medycznej”-  wniosek można pobrać z programu Optimed- w przypadku gdy pacjent jest nadal hospitalizowany

-wniosek można otrzymać w  Sekcji Rejestracji i Dokumentacji Chorych  pokój nr 11 lub w punkcie ksero w głównej rejestracji

  1. Podmiotom upoważnionym do udostępnienia dokumentacji medycznej, dokumentację udostępnia się na ich pisemny wniosek.
  2. Kierownik Sekcji Rejestracji i Dokumentacji Chorych zleca udostępnienie dokumentacji:

                      - pracownikom  Sekcji Rejestracji i Dokumentacji Chorych

  1. Osoby udostępniające dokumentację medyczną wpisują fakt jej udostępnienia  w :

-Rejestr udostępnionej dokumentacji medycznej pacjentów leczonych w oddziałach szpitala – rejestr znajduje się w  Sekcji Rejestracji i Dokumentacji Chorych

-  Rejestr udostępnionej dokumentacji medycznej pacjentów leczonych w poradniach specjalistycznych - rejestr znajduje się w punkcie ksero głównej rejestracji pacjentów do poradni specjalistycznych.

  1. Osoby udostępniające dokumentację medyczną  w przypadku  wydania oryginałów uprawnionym podmiotom sporządzają jej kopie , które pozostawiają w miejscu przechowywania oryginałów wydanej dokumentacji.
  2. Dokumentacja w trakcie hospitalizacji pacjenta może być udostępniona pacjentowi, osobom/instytucjom uprawnionym bądź upoważnionym przez pacjenta w formie wglądu do dokumentacji  lub kopii dokumentacji sporządzonej do czasu jej udostępnienia

- wniosek o dokumentację jest składany do Sekcji Rejestracji i Dokumentacji Chorych , za wiedzą personelu leczącego pacjenta (lekarza prowadzącego , ordynatora/koordynatora oddziału i pośrednictwem sekretarki medycznej, która dostarcza dokumentację w celu wykonania jej kopii do Sekcji Rejestracji i Dokumentacji Chorych  lub kancelarii szpitala)

  1. Przy pobieraniu opłat za udostępnienie dokumentacji, wydruk pobranej kwoty z kasy fiskalnej oddają osobie wnoszącej opłatę.
  2. Udostępnienie dokumentacji odbywa się w możliwie najkrótszym terminie, nie dłuższym jednak niż 7 dni  od dnia otrzymania wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej.
  3. Osoba przygotowująca dokumentację medyczną do udostępnienia, w przypadku gdy dokumentacja prowadzona jest w wersji elektronicznej i udostępniana w postaci papierowych wydruków oraz sporządzająca kopie dokumentacji papierowej, przedstawia  przygotowane wydruki do potwierdzenia ich zgodności z oryginałem osobie upoważnionej   przez zakład.
  4. Osoba udostępniająca dokumentacje medyczną przekazuje ją :

-pacjentowi  za okazaniem dowodu tożsamości ( dowód osobisty, paszport)

-przedstawicielowi ustawowemu pacjenta za okazaniem odpowiedniego dokumentu ; rodzicom do chwili ukończenia przez dziecko 18 lat ( za okazaniem swojego dowodu osobistego) lub  opiekunom ustanowionym przez sąd  za okazaniem stosownego orzeczenia  ( opieka nad  małoletnim, opieka nad niepełnosprawnym lub ubezwłasnowolnionym, kurator itp.)

-osobie upoważnionej przez pacjenta w pisemnym upoważnieniu

-po śmierci pacjenta na podstawie upoważnienia pacjenta za życia

-upoważnionym podmiotom na podstawie pisemnej prośby- przekazuje drogą pocztową

  1. Od wszystkich osób wymienionych w punkcie 9 osoba udostępniająca dokumentację odbiera pokwitowanie odebrania odpisu/ kopii dokumentacji medycznej. Pokwitowanie stanowi  złożony wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej , na którym  czytelnie podpisuje się : osoba wydająca dokumentację i osoba odbierająca dokumentację medyczną. Obie wpisują datę wydania / odbioru dokumentacji .
  2. Obciążenie finansowe jednostek występujących o dokumentacje  następuje po przekazaniu przez Dział Organizacyjny  informacji o ilości udostępnionej dokumentacji do Sekcji Finansowo-Księgowej. Sekcja wystawia fakturę , którą wraz z dokumentacją wysyła do danej jednostki występującej o udostępnienie dokumentacji.
  3. Wyciągów , odpisów lub kopii dokonuje również Szpitalny Oddział Ratunkowy, jeśli dokumentacja znajduje się w jego zbiorach, na zasadach opisanych powyżej.
  4. W przypadku udostępnienia dokumentacji upoważnionemu pracownikowi szpitala sporządza się adnotację kto i kiedy pobrał dokumentację, notatkę przechowuje się w komórce udostępniającej dokumentację do czasu zwrotu dokumentacji.

 

Podstawy prawne:

  1. Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta z dnia 6 listopada 2008 r.(Dz.U.2017.1318 t.j. z dnia 2017.07.04)
  2. Ustawa o zmianie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz niektórych innych ustaw z dnia 22 lipca 2014 roku (Dz.U.2016.1793 t.j. z dnia 2016.11.02)
  3. Rozporządzenie Ministra Zdrowia  w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania z dnia 5 listopada 2015 r.(Dz. U. 2015.2069)

 

 

Metryka strony

Udostępniający: Andrzej Trzaska

Wytwarzający/odpowiadający: Andrzej Trzaska

Data wytworzenia: 2017-10-25

Wprowadzający: Andrzej Trzaska

Data wprowadzenia: 2016-09-23

Data modyfikacji: 2017-10-25

Opublikował: Andrzej Trzaska

Data publikacji: 2016-09-23